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O Caçador Tracker
August 18, 2020

Guia completo sobre gestão de frotas de veículos para empresas

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Guia completo sobre gestão de frotas de veículos para empresas

A gestão de frotas de veículos em uma empresa é responsável por adquirir e otimizar o uso desse recurso na rotina da empresa. São tarefas desta gestão:

  • Aquisição de novos veículos;
  • Definição de fornecedores de combustível, peças e serviços mecânicos;
  • Criação de protocolos de uso;
  • Monitoramento do estado dos veículos;
  • Gerenciamento de rotas;
  • Controle de prazos;
  • Capacitação e supervisionamento de condutores.

Quando se fala em controle da gestão de frota de veículos, a maioria das pessoas automaticamente pensa em frotas numerosas, veículos pesados, como caminhões, e pertencentes a própria empresa. No entanto, a frota de veículos de uma empresa tem diversas apresentações, incluindo diferentes categorias de veículos e comporta até mesmo veículos alugados.

Dessa forma, vemos que a gestão de frotas tem responsabilidades muito mais amplas, que envolvem o gerenciamento adequado dos recursos de uma empresa e ainda exigem um cuidado especial na manutenção da frota e capacitação de seus operadores. Não se trata de uma necessidade exclusiva de empresas de entrega.

Para entender melhor o que compreende o gerenciamento de frotas e como este setor atua para garantir o fluxo de uma empresa, desenvolvemos um guia completo e intuitivo sobre gestão de frotas de veículos. Leia e saiba tudo que precisa sobre o assunto.

O que é gestão de frotas de veículos?

Gestão de frotas de veículos consiste em desenvolver processos de controle de uso, realização de manutenção, controle de gastos de combustível e regularização relacionadas a qualquer tipo de veículo e em basicamente qualquer quantidade.

De modo geral, o responsável pelo controle da frota de veículos deve fazer:

  • Aquisição e gerenciamento de recursos;
  • Decisão sobre insumos;
  • Contratação de manutenção de frota;
  • Supervisão de veículos em uso;
  • Capacitação e supervisionamento de condutores;
  • Monitoramento de uso;
  • Controle de gastos;
  • Gerenciamento de rotas;
  • Controle de prazos.

Desse modo, o funcionário ou setor responsável pela gestão de frotas de veículos irá gerenciar o uso de caminhões e vans para fretes, além de veículos de passeio para uso de departamentos comerciais e administrativos. Mesmo para empresas que possuem apenas um veículo, é recomendado montar uma gestão de frota eficiente.

Entre os benefícios mais pertinentes para essa atividade, temos o uso inteligente de recursos, diminuição de gastos, manutenção preventiva sempre em dia e a garantia de poder contar com o veículo sempre que precisar, sem imprevistos.

Importância do controle da frota de veículos

Um ponto importante para o gerenciamento de frotas de automóveis é a própria organização que o processo traz para a rotina da empresa. Ao estabelecer as diretrizes para uso de veículos de empresa, como o caminho para solicitação, funcionários aptos a conduzir os veículos e outros detalhes, fica mais fácil garantir o uso adequado desse recurso, além de evitar equívocos e prejuízos por colocar um veículo à disposição de um condutor não-habilitado, por exemplo.

O processo de gestão de frotas também é vital para a produtividade de uma empresa. Por exemplo: um veículo com melhor autonomia de combustível pode realizar viagens sem a necessidade de paradas, garantindo maior agilidade e economia.

Devemos mencionar ainda o caso de grandes frotas, veículos pesados ou mesmo a operação de grandes empresas de logística, onde uma gestão eficiente aumenta a vida útil da frota, capacidade de atendimento da empresa e ainda contribui fortemente para diminuir despesas referentes a manutenção reparativa e gasto de combustível.

Como fazer a gestão de frota de veículos?

A gestão de frotas começa antes mesmo de se possuir uma frota para gerenciar. Nesse caso, é responsabilidade da gestão de frotas definir quais tipos de veículos atendem melhor às necessidades da empresa, qual a quantidade de veículos a ser adquirida, se vale a pena comprar os carros ou terceirizar a frota, através do aluguel de veículos, por exemplo.

Esse passo é muito importante para o processo como um todo e demanda uma análise estratégica. O investimento muda de valor se o veículo escolhido é um carro de passeio para representantes comerciais, uma van para produtos menores ou um caminhão para entrega de grandes pedidos.

Destacamos que uma frota própria tem custo elevado de aquisição e manutenção, mas seu gerenciamento centralizado fica mais prático e é ideal para atender necessidades recorrentes de uma empresa.

A terceirização de frotas diminui os custos diretos da operação e são uma estratégia viável para empresas que não possuem recursos para realizar a gestão, uma vez que o sistema utilizado e o regulamento de uso a ser respeitado pertence a outra empresa.

Além disso, lembre-se de levar em conta onde os veículos da sua frota serão armazenados quando não estiverem em uso, visando garantir a sua segurança e proteger o patrimônio da empresa.

Após a formação da frota de veículos de uma empresa, a gestão deve seguir 6 etapas para otimizar o uso de tais recursos, sendo elas:

1. Faça levantamento e análise

Primeiramente, a gestão de frotas de veículos deverá listar os seguintes itens:

  • Quais veículos a empresa possui e quantos de cada modelo;
  • Informações de registro de veículo;
  • Situação do veículo (em uso, disponível, em manutenção, requer conserto etc.);
  • Gastos com combustível e manutenção por veículo;
  • Registro de uso (onde, quando, por quem foi usado e qual a quilometragem);
  • Definição de metas e indicadores de desempenho.

A etapa consiste em criar a base de informações de uso primordial, ou seja, aquelas que devem ser acompanhadas diariamente e que irão determinar a necessidade de novas ações.

2. Defina metas

Após coletar todos os dados ao longo do levantamento e análise, lembre-se de definir metas buscando melhorar a gestão. 

Por exemplo: se há um consumo excessivo de combustível, criem metas que auxiliam na redução de gastos.

3. Crie a política de uso 

A terceira etapa da gestão de frotas de veículos é a que causa maior dificuldade para o gestor. Seu objetivo é definir as diretrizes de uso do recurso e consequentemente garantir que as necessidades de transporte serão atendidas.

Entre os itens importantes a serem criados, temos:

  • Normas de uso;
  • Cronogramas;
  • Habilitação de condutores;
  • Acompanhamento de uso;
  • Fichas de manutenção;
  • Atendimento ao cliente.

Nessa etapa, é interessante destacar a importância da manutenção preventiva. Principalmente no caso de frotas onde vários motoristas usam os veículos, manter um checklist do veículo através de fichas de manutenção que usam um modelo de gestão colaborativa e dividem a responsabilidade de inspeção do veículo com os motoristas.

Para entender como economizar tempo e dinheiro através do checklist de veículos, assista o vídeo do youtuber Júlio Cesar no canal Gestão de Frotas:

Leia mais em:

4. Dê atenção aos pneus

Cuidar dos pneus dos veículos é muito importante não só para impedir gastos excessivos, mas também para evitar acidentes nas estradas. Por isso, verifique sempre se a calibragem, alinhamento e balanceamento dos pneus estão corretos. Dessa forma, aumenta a vida útil deles. 

Outro ponto positivo desse tipo de estratégia é que você pode planejar com antecedência a substituição dos pneus, garantindo mais economia para a frota.

5. Monitore os resultados  

Foi-se o tempo em que as decisões na gestão de frota eram tomadas com base no “achismo”. Agora, é necessário analisar os dados para entender quais são as ações que estão trazendo retorno positivo e quais são aquelas que precisam ser ajustadas.

Para isso, recomendamos acompanhar os seguintes indicadores: gastos com combustível, custos com manutenção, incidência de multas e sinistralidade. 


6. Use ferramentas de gestão de frotas ao seu favor

É praticamente impossível realizar de maneira individual e otimizada a gestão de frotas, já que são muitos os detalhes que precisam de atenção.

O mercado de transporte se desenvolveu a ponto de novas tecnologias e ferramentas estarem surgindo para facilitar a gestão de frotas de veículos. Entre os recursos adicionais que o gerenciamento de frotas pode contratar, os mais relevantes são:

  • Planejamento de rotas: sistemas de planejamento de rotas utilizam tecnologia de ponta para indicar a rota mais eficiente para cumprir o cronograma, visando a segurança da carga e do motorista, menor custo de combustível e pedágios, tempo de viagem, entre outros fatores;
  • Monitoramento: realizar o monitoramento de frota por planilhas e com informações dispersas seria um pesadelo. Hoje temos à disposição sistemas de logística que permitem o gerenciamento de frotas de veículos através de painéis de fácil leitura;
  • Prevenção de riscos: o transporte de cargas no Brasil traz muitos riscos para as empresas. Desde acidentes a roubos, são muitas as ameaças. De acordo com a carga e área de atuação, é relevante investir em ferramentas de prevenção e segurança, como alarmes e rastreadores de veículos e carga.

Entre as ferramentas de gestão de frotas que mais se destacam, a Tracker é a melhor opção para rastreamento e recuperação de veículos. O sistema de monitoramento de frota permite:

  • Acompanhar o último posicionamento do veículo;
  • Controle de ignição para levantamento de horas de veículo parado;
  • Alertas personalizados de acordo com a movimentação do veículo;
  • Backup de posicionamento em caso de interrupção do sinal;
  • Plataforma amigável e com fácil acesso para toda equipe de logística.

Com o auxílio dessas ferramentas, a gestão de frotas e o rastreamentos estarão mais eficientes em sua empresa.


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